Czym jest Hot Desking ?
Wyobraź sobie, że budzisz się rano, przygotowujesz się do pracy i przychodzisz do biura tylko po to, by stwierdzić, że… nie ma dla ciebie miejsca. A może dostaniesz się do pracy i — niespodzianka! — to przestronne biurko narożne z pięknym widokiem jest dostępne i można tam pracować przez cały dzień. W przypadku hot deskingu możliwy jest dowolny scenariusz. W tym artykule porozmawiamy o tego rodzaju elastycznej przestrzeni roboczej i dlaczego może ona być odpowiednia dla Twojej firmy.
Co to jest Hot Desking ?
Hot desking to trend elastycznej przestrzeni roboczej, w którym pracownicy po przybyciu do biura chwytają każde dostępne biurko lub stację roboczą. Jest to alternatywa dla stałego, przypisanego biurka, jak to ma miejsce w wielu tradycyjnych biurach. Dzięki hot desking nikt nie może na stałe zająć krzesła, biurka lub stołu. Kiedy pracownik przychodzi do biura, wybiera miejsce siedzenia na podstawie tego, co jest otwarte. W miarę jak ludzie przychodzą i odchodzą z biura, zmieniają się również ustalenia. Hot desking jest podobny do spożywania posiłków w restauracji. Ludzie siedzą tam, gdzie jest dostępność, a to się zmienia, gdy goście — tj. pracownicy — przyjeżdżają i wychodzą.
Hot Desking vs. Desk Hoteling vs. Rezerwacja sali konferencyjnej.
Chociaż ludzie zamiennie używają terminów „hot desking” i „desk hoteling”, mają jedną zasadniczą różnicę. Dzięki hot desking pracownicy korzystają z dowolnej dostępnej przestrzeni roboczej (jeśli w ogóle jest dostępna). W przypadku desk hoteling pracownicy rezerwują stanowiska pracy z wyprzedzeniem, podobnie jak rezerwacja pokoju hotelowego (stąd nazwa). Obie metody zapewniają miejsca dostępne na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”. Jednak hot desking jest znacznie luźniejszy niż hotelarstwo biurkowe, ponieważ nie ma systemu rezerwacji.
Rezerwacja sal konferencyjnych różni się również od hot deskingu i hotelowego biurka, chociaż łączy je wiele podobieństw. Rezerwacja sal konferencyjnych jest normalna zarówno w tradycyjnych, jak i elastycznych przestrzeniach biurowych. Grupy rezerwują przestrzenie wspólne, takie jak sale konferencyjne lub salony, z wyprzedzeniem. W ten sposób mają wydzieloną przestrzeń do współpracy, oddzieloną od reszty biura. Nawet w biurze z hot deskingiem dobrym pomysłem jest posiadanie oddzielnego systemu rezerwacji obszarów do współpracy. Niektóre programy umożliwiają zarówno hotelowanie przy biurku, jak i rezerwację sal konferencyjnych.
Do jakiego rodzaju miejsca pracy najlepiej nadaje się Hot Desking ?
Niektóre firmy preferują hot desking, ale w innych jest to recepta na niezadowolonych pracowników i słabą produktywność. System działa dobrze w dwóch przypadkach. Po pierwsze, jeśli prowadzisz małą firmę z ograniczoną liczbą osób, które i tak pracują w tym samym obszarze — hot desking nie zakłóci tych ram. Po drugie, większość pracowników jest czasami tylko w biurze i potrzebuje miejsca na biurku w krótkim czasie. Może przychodzą między spotkaniami sprzedażowymi w terenie lub gdy potrzebują dostępu do sprzętu, którego nie mają w domu. W tym przypadku hot desking ma więcej sensu niż posiadanie rzadko używanych biurek dedykowanych.
Aby ustalić, czy hot desking jest najlepszym rozwiązaniem dla Twojego miejsca pracy, rozważ następujące kwestie:
Pracownicy w biurze: Czy na co dzień jest dużo pracowników w biurze? Jeśli masz bardzo niewielu pracowników, którzy regularnie pracują poza biurem, zapewnienie każdemu miejsca, z którego będzie zadowolony, może być bólem głowy.
Układ biura: Jaki rodzaj powierzchni ma biuro? Czy możesz wyznaczyć niektóre sekcje jako ciche obszary lub miejsca do wspólnych spotkań? Czy pracownicy i dział będą mieli takie obszary, jakich potrzebują?
Lokalizacja biura: Czy pracownikom trudno jest dostać się do pracy iz powrotem? Na przykład, jeśli muszą codziennie jeździć metrem, noszenie dużej ilości sprzętu roboczego może stanowić problem.
Bezpieczeństwo: Czy Twoi pracownicy mają do czynienia z bardzo wrażliwymi informacjami? Hot desking prawdopodobnie nie zapewni niezawodnych, potrzebnych prywatnych miejsc do siedzenia.
Ogólnie rzecz biorąc, jeśli większość Twojego zespołu potrzebuje struktury tradycyjnego biura lub muszą regularnie siedzieć w pobliżu niektórych pracowników w celu współpracy, hot desk nie jest właściwą opcją. Jeśli jednak nadal chcesz hybrydowego miejsca pracy, system rezerwacji może być rozsądną alternatywą.
Plusy i minusy Hot Deskingu
Hot desking ma swoje wzloty i upadki. Doskonale sprawdza się w nowoczesnych miejscach pracy, w których pracownicy lubią elastyczne harmonogramy i hybrydowe miejsca pracy. Z drugiej strony, bardziej tradycyjne biura lub firmy, które potrzebują wszystkich w biurze przez cały czas, nie radzą sobie tak dobrze z hot deskingiem. Zanurzmy się w zalety i wady, aby spojrzeć na obie strony.
Plusy :
Współpraca, socjalizacja i innowacja
Kiedy pracownicy lub działy, które zwykle nie współpracują ze sobą, muszą współpracować nad projektem, łatwiej jest usiąść blisko siebie i każdy może wybrać swoje biurko. Następnie, gdy projekty dobiegają końca, pracownicy mogą się rozproszyć. Ponadto, ponieważ stacje robocze zmieniają się codziennie, pracownicy trafiają do współpracowników, z którymi zwykle nie mają kontaktu. Może to budować i wzmacniać relacje robocze, promować współpracę i rozwijać współpracę w całej firmie.
To, czy pracownicy uważają, że hot desking jest ograniczeniem, czy zwolnieniem, naprawdę zależy od osoby i rodzaju wykonywanej pracy. Tam, gdzie niektórzy mogą czuć się przytłoczeni zmianą stanowisk pracy, inni mogą wykorzystać kreatywność i innowacyjność. A jeśli ci pracownicy lubią współpracę, mogą być jeszcze bardziej zmotywowani, siedząc codziennie w pobliżu nowych ludzi. Jeśli prowadzisz kreatywną firmę z pracownikami, którzy i tak często się przemieszczają i postrzegają swoje biurko tylko jako powierzchnię, na której można się oprzeć, hot desking może pomóc uwolnić ich wyobraźnię.
Ta ilość autonomii jest świetna dla rozwoju pracowników i może pomóc pracownikom poczuć się tak, jakby ich pracodawca im ufa. Eliminując potrzebę mikrozarządzania miejscami, w których wszyscy siedzą, pracownik zyskuje więcej uprawnień. Dla niektórych członków zespołu dodatkowa odpowiedzialność wzbudza dumę ze swojej pracy i zachęca ich do większej odpowiedzialności za swoją pracę.
Wada :
Brak stabilności, hierarchii i personalizacji.
Starsi pracownicy lub każdy, kto jest przyzwyczajony do tradycyjnej konfiguracji, może nie lubić niestabilności hot deskingu. Niewiedza, gdzie będziesz codziennie siedzieć lub czy w ogóle znajdziesz miejsce, może powodować niepokój. Jest to szczególnie trudne, gdy sprzęt, taki jak laptopy, musi być zaciągany do iz pracy, jeśli pracownik nie jest już do tego przyzwyczajony. Co więcej, hot desking oznacza, że pracownicy nie mogą personalizować swojej przestrzeni ani optymalizować środowiska pracy, aby mogli się skoncentrować .
W najgorszym przypadku wszystko to mówi pracownikom, że nie mają znaczenia. Niektórzy pracownicy mogą uważać, że gdyby byli ważni dla firmy, przynajmniej mieliby miejsce do wykonywania swojej pracy. Hot desking może również wpływać na hierarchię biura, na przykład, gdy przełożony lub 20-letni pracownik musi siedzieć w pobliżu grupy nowo zatrudnionych pracowników lub ma gorsze ustawienie biurka niż osoba, za którą jest odpowiedzialny.
Co więcej, brak stabilności prowadzi do innego dużego problemu: zarazków. Przy tak dużym udostępnianiu i wymianie stacji roboczych zarazki z pewnością przemieszczają się częściej, niż gdyby każdy miał własne biurko. Oznacza to, że pracownicy muszą być bardzo staranni, aby utrzymać stację w czystości, aby chronić następną osobę, która będzie z niej korzystać. Pomocne jest posiadanie zespołu sprzątającego, który co noc dezynfekuje biurka. Ale „hot desking” oznacza, że wiele osób może korzystać z tego samego biurka w ciągu dnia, w miarę zmiany zmian. Za każdym razem stacje robocze wymagają czyszczenia.
Zaleta:
Lepsza organizacja przestrzeni roboczej.
Fakt, że pracownicy nie mogą wyposażyć swoich biurek w przedmioty osobiste, oznacza, że każda przestrzeń robocza pozostanie minimalna, uporządkowana i zorganizowana. Zapewnia to ogólnie ładny wygląd i nie musisz się martwić, że niektóre biurka będą brudne lub brudne. Dla niektórych może to w rzeczywistości zachęcać do kreatywności, a nie ją zmniejszać — niektórzy ludzie są w stanie myśleć jaśniej, gdy jest mniej rozproszeń. Dodatkowo, chociaż zarazki są problemem, jak wspomnieliśmy powyżej, schludniejsze biurka mogą ułatwić czyszczenie. Gdy masz mniej przedmiotów do pracy, możesz zdezynfekować i wysterylizować trudno dostępne miejsca.
Wada:
Zmarnowany czas.
Pojawianie się do pracy bez wiedzy, które biurka są dostępne i gdzie wygodnie będzie pracować, może być czasochłonne. Znalezienie wolnej przestrzeni, ulokowanie się, a następnie zaaklimatyzowanie się w otoczeniu pochłania czas pracy. Brak biurka jeszcze bardziej ogranicza produktywność. A im później pracownik przyjedzie do pracy, tym większe prawdopodobieństwo, że wszystkie biurka (lub wszystkie dobre) zostaną odebrane. Następnie pracownik musi albo poczekać, aż jeden się zwolni, albo udać się do domu lub do innego środowiska pracy, aby rozpocząć dzień.
Oto kolejny powód, dla którego hot desking może prowadzić do marnowania czasu. Trudno jest znaleźć współpracowników, których potrzebujesz. Niezależnie od tego, czy jest to osoba, z którą regularnie rozmawiasz w sprawach związanych z pracą, czy ekspert, z którym musisz porozmawiać w większej sprawie, niewiedza, gdzie ktoś się znajduje, staje się trudna. W tym samym tonie zebranie działu na szybkie, dwuminutowe spotkanie może potrwać znacznie dłużej, gdy wszyscy są rozproszeni. Pracownicy mogą również skończyć z niską produktywnością, jeśli nie mogą się skoncentrować z powodu miejsca, w którym siedzą. Na przykład pracownik, który musi skoncentrować się na ważnym projekcie, będzie musiał stawić czoła rozproszeniu, jeśli znajdzie się obok kogoś, kto musi przez cały dzień dzwonić do działu sprzedaży.
Zaleta:
Oszczędność kosztów.
Hot desking jest opłacalny dla firm, ponieważ nie ma nadmiaru miejsca. W biurze, w którym część zespołu regularnie podróżuje lub pracuje zdalnie, potrzeba mniej biurek. Ograniczając przestrzeń potrzebną na biurka i lepiej wykorzystując pozostałą powierzchnię, można obniżyć koszty nieruchomości. Istnieje również możliwość współdzielenia przestrzeni roboczej z inną firmą. Możesz stworzyć przestrzeń coworkingową, która wykorzystuje hot desk, jeszcze bardziej obniżając koszty i dzieląc wydatki na prowadzenie biura.
Wada:
Logistyka technologii.
Gdy pracownicy mają przypisane biurka, wszystko, czego potrzebują do wykonania pracy, jest już dla nich skonfigurowane, bez zbędnego sprzętu, którego nie używają. Jednak w przypadku hot desking logistyka technologii może być zagmatwana i jest o czym myśleć. Na przykład, czy każde biurko powinno mieć swój własny komputer, czy po prostu potrzebujesz miejsca, w którym pracownik może podłączyć laptopa? I czy każdy ma przy sobie własny laptop, czy też powinien mieć taki, który zapewnia firma? Czy jest w ogóle możliwe, aby każda osoba codziennie transportowała swój laptop do miejsca pracy, biorąc pod uwagę specjalne potrzeby ?
Wiedza o tym, jak najlepiej funkcjonują Twoi pracownicy, oznacza szczęśliwszych pracowników i wyższą produktywność. Ale skakanie na trend biurowy ze względu na modę nie jest sprytnym podejściem. Hot desking jest przeznaczony dla określonych rodzajów firm i pracowników i od Ciebie zależy, czy jest to mądry wybór. Alternatywnie możesz mieć biuro hybrydowe, które ma kilka stałych biurek wraz z miejscem na hot desk. Możesz też oprzeć się na bardziej ustrukturyzowanym systemie rezerwacji z hotelem biurkowym.